Control de stock en una pyme: cómo evitar las diferencias de inventario

Por qué las diferencias de stock duelen

Una diferencia de stock es la distancia entre lo que dice el sistema y lo que realmente hay en el depósito. Puede ser negativa (el sistema dice que tenés más de lo que existe) o positiva (hay más mercadería que la registrada). En una pyme, donde cada unidad cuenta, ninguna de las dos es inocente.

En el control de stock siempre hay diferencias, tanto positivas como negativas. Cuando son negativas, es plata que se pierde; cuando son positivas, suele ser mercadería que no le llegó al cliente.

Qué conviene pedirle a un sistema de gestión

1. Stock en tiempo real y por depósito. Si vendés desde más de un lugar, el sistema tiene que mostrar cuánto hay en cada uno y descontar en el momento de la venta.
2. Historial de movimientos. Saber qué entró, qué salió, cuándo y quién lo registró es lo que permite encontrar de dónde viene una diferencia.
3. Conteo físico y ajustes registrados. Un buen sistema deja comparar el conteo físico con el stock teórico y registrar el ajuste, en lugar de pisar el número sin dejar rastro.
4. Vencimientos y rotación. Poder ver qué productos están por vencer y cuáles rotan poco evita que la mercadería se quede parada.
5. Reportes por cliente y por período. Qué se vendió en los últimos tres meses y qué clientes compran más cada producto ayuda a decidir qué reponer.
6. Stock sincronizado con los canales online. Si vendés por MercadoLibre o Tiendanube, el stock tiene que actualizarse solo para no vender mercadería que ya no está.

Un sistema de gestión puede ayudarte a visualizar los vencimientos y la rotación de la mercadería, qué se vendió en los últimos tres meses y qué cliente compra más cada producto.

Qué dicen nuestras fichas sobre stock

El resto de los sistemas también tienen módulo de inventario, y los detalles están en la tabla comparativa. Una aclaración importante: no verificamos en todas las fichas el manejo de lotes y fechas de vencimiento, así que si tu negocio lo necesita, preguntalo antes de contratar.

Cinco preguntas para hacerle al proveedor

1. ¿Cómo se registra un ajuste por diferencia de inventario y quién lo autoriza?
2. ¿Maneja lotes y fechas de vencimiento?
3. ¿Qué reportes de rotación vienen de fábrica y cuáles requieren desarrollo a medida?
4. ¿Puedo ver las ventas de los últimos meses por producto y por cliente?
5. Si vendo online, ¿cómo y cada cuánto se sincroniza el stock con cada canal?

Ningún sistema reemplaza el conteo físico

Un sistema no elimina las diferencias por sí solo: las hace visibles y más fáciles de rastrear. Vas a seguir necesitando conteos físicos periódicos y que cada movimiento se registre en el momento. Los precios, las funciones y las normas cambian con frecuencia, así que confirmá siempre los datos con cada proveedor.